Tillgänglighetsanpassa dokument

Rubriker

Använd formatmallarna för alla rubriker i dokumentet. Hoppa inte över rubriknivåer. Om du har en rubrik på nivå 2 och vill ge den en underrubrik ska den vara på nivå 3.
Se till att rubrikstrukturen stämmer med den logiska strukturen i dokumentet. Vilka underrubriker hör till vilka rubriker? Du kan använda numrerade eller onumrerade rubriker.

Listor

Använd formatmallar för Punktlista eller Numrerad lista. Om du vill ha flera nivåer i listan använder du samma format nivå 2 och så vidare.

Länkar – formulera med omsorg

• Formulera länktext med omsorg. Användaren måste kunna förutse vad som händer vid klick på länken.
• Låt sammanhanget och syftet med länken avgöra om den exempelvis ska placeras i brödtexten eller utanför.
• Utforma länkar till dokument och länkar till e-post så att användaren får rätt förväntningar.
• Lägg in hyperlänkar i länktexten.

Använd gärna den länkade sidans titel och/eller rubriktext som länktext. Detta förutsätter en tydlig och informativ rubrik. Komplettera med vilken webbplats som öppnas. Om det istället är ett dokument som öppnas ange filformatet inom parentes, exempelvis (pdf).

Exempel på länktexter:

• "Comparing Link Marker Visualization Techniques – Changes in Reading Behavior (pdf)"
• "Skriv tydliga länkar, Diggs webbplats ”Vägledning för webbriktlinjer”"
• "Demografiska statistikområden, en ny regional indelning under kommuner. Webbplats: SCB Statistikmyndigheten"

Undvik en och samma länktext som leder till olika webbplatser eller dokument. Exempel på detta är ”Läs mera här”, eller ”Gå till…”

I undantagsfall kan man skriva ut hela webbadressen – men rekommendationen är att detta bör undvikas eftersom en fullständig webbadress är obegriplig till sin utformning.

Alla länkar i dokumentet ska vara synliga och klickbara, dvs texten i länkar ska vara markerade med blå färg och understrykning.

E-postlänkar och url:er, hela webbadresser, blir automatiskt länkar från Word. Om du har annat textinnehåll som ska vara länkat måste du markera texten, högerklicka och välja länk. Skriv in hela webbplatsen inklusive https: i fältet adress och klicka på ok.

Referenser

I rapportmallen. Om du vill ha numrerade referenser använder du formatmallen Numrerad lista nivå 1, Referenser. För onumrerade referenser använder du Onumrerad referenslista.

Rutor

Om du vill ha en ruta, använd någon av de två Ruta rubrik-formaten för rubriken. Använd det som passar med den rubrik rutan hör till. I exemplet nedanför är rubriken ovanför rutan på nivå 1. Därför gör vi rutans rubrik på nivå 2. För att klicka bort en vald ruta, klicka någonstans i rutan och välj formatmallen Brödtext eller Normal.

Bilder

Ge alla bilder alternativtexter, korta textbeskrivningar - ungefär två meningar. Informationen ska vara unik i förhållande till text och bildtexter i övrigt.

Om en bild inte kommunicerar någonting utan enbart är dekorativ, som en bakgrundsruta eller en bård, ska du markera bilden som dekorativ istället för att skriva en alternativtext. Tänk på att foton och illustrationer inte är dekorativa eftersom de kommunicerar något, även om det bara skulle vara en känsla.

Funktionen för att ange alternativtext till en bild i Word skiljer sig åt beroende på version.

Word 2019, se nedan bild: Högerklicka på en bild och välj redigera alternativtex. I diaglogrutan skriver du in din alternativtext. Om bilden endast syftar till att ge ett snyggt intryck markerar du den som dekorativ i avsedd ruta. När du är klar, stänger du ned dialogrutan.

Word 2016, se nedan bild: Högerklicka på en bild och välj formatera bild. Klicka på ikonen layout och egenskaper, välj alternativ text och skriv in en kortfattad beskrivning av vad bilden föreställer. Skriv ingenting i fältet Rubrik. Du behöver inte stänga ner verktyget. Bara klicka på nästa bild för att ge den en alternativtext.

Bildtexter

Om du använder en bildtext ska den ge kompletterande information till bilden. Det skiljer den från alternativtexten som beskriver vad en betraktare skulle se. Undantaget är en del diagram, där bildtexten ofta beskriver diagrammets innehåll på ett sätt som blir likt hur alternativtexten kommer skrivas. En skillnad är att alternativtexten också ska nämna vilken sorts diagram det är.

Diagram

För diagram kan du i de flesta fall inte ge motsvarande information i alternativtexten. Förklara vad det är för sorts diagram, vad det beskriver och om det finns några tydliga trender. I bästa fall finns motsvarande information även i texten eller i en tabell. Nämn det då i alternativtexten.

Tabeller

Om du vill lägga in en tabell, använda tabellverktyget. Du hittar det under fliken Infoga. Sätt textmarkören där du vill ha tabellen och välj antal rader och kolumner. Tänk på att du bara ska använda tabellverktyget för tabelldata. Använd det aldrig för layout.

Håll dig helst till en rad med kolumnrubriker. Undvik sammanfogade celler, centrering av data i celler och fotnoter i tabeller.

Innehållsförteckning

Använd innehållsförteckningsverktyget så får du automatiskt en länkad innehållsförteckning baserad på rubrikerna i dokumentet. Du hittar verktyget under fliken Referenser. Sätt textmarkören där du vill lägga in innehållsförteckningen och använd verktyget för att lägga in den.

Titelrubrik och undertitel

Formatmallen Titelrubrik ska bara användas för dokumentets titelrubrik. Undertitel enbart om det behövs en undertitel.

Titel

Ge dokumentet en titel. Gå in på fliken Arkiv, under Egenskaper ute till höger finns Titel. Titeln ska kortfattat förklara dokumentets innehåll, ofta är den samma som dokumentets huvudrubrik.

Författare

Under fältet för Titel finns Relaterade personer, där ska du ange författare. Ofta är det organisationens namn som ska in, inte individens. Men det beror på vad det är för dokument. Om det står fel person där kan du högerklicka och ta bort den. Klicka på Lägg till författare och skriv in rätt författare.

Språk

Om du skriver ett dokument på ett annat språk än svenska ska du ställa in det språket som standardredigeringsspråk i Word innan du sparar dokumentet som pdf. Gå in på Alternativ under fliken Arkiv, välj Språk, sätt rättredigeringsspråk och klicka på Ange som standard. Du måste sen starta om Word för att språkinställningen ska genomföras.

Spara

När du ska spara dokumentet i pdf-format går du in på fliken ”Arkiv” och väljer ”Spara som”.

1. Ange filnamn
2. Välj pdf som filformat
3. Filen ska optimeras för ”Standard (publicera online och skriv ut)

1. Välj knappen ”Alternativ”. Kontrollera att inställningarna i menyn är angivna enligt bild . Klicka sedan på OK. Om inställningarna avviker, kommer pdf-filen att uppvisa onödigt stora brister i tillgänglighet.

Förutsättningar för att skapa en tillgänglig pdf

• All text måste struktureras upp med hjälp av formatmallar och andra verktyg för att konverteringen till en pdf-fil ska bli korrekt.
• Spara dokument som en pdf-fil på rätt sätt: I Officepaketet väljer du "spara som" och sedan väljer du pdf-format. (I Mac väljer du exportera en fil till pdf.)
• Den som redigerar i pdf-filen måste ha tillgång till verktyget Adobe Acrobat Pro. Obs! alternativet att skriva ut till pdf, eller spara som Nitro pdf fungerar inte. Acrobat Reader/DC eller Nitro pdf ska inte heller användas förutom som läsverktyg.
• Även om det går att ändra direkt i en pdf-fil, får du inte göra det i en redan tillgänglighetsanpassad version. Då förstörs den underliggande koden "taggningen”, vilket gör delar av filen otillgänglig. Be därför alltid en person som kan tillgänglighetsanpassning om hjälp i sådana lägen.
• Den pdf du utgår ifrån ska inte vara inscannad utan vara skapad från ett digitalt dokument.